PKW-KOSTEN – Fahrtenbuch oder Ein-Prozent-Regelung

Die meisten Unternehmer und Freiberufler wissen, dass die private Nutzung von Fahrzeugen des Betriebsvermögens nach der sogenannten 1%-Regelung oder auf Grund des durch Fahrtenbuch tatsächlich ermittelten Privatanteils als Einkommen versteuert wird.

Bei der 1%-Regelung sind alle für den PKW anfallenden laufenden Kosten automatisch Betriebsausgaben. Für die Privatnutzung – die das Finanzamt unterstellt – erfolgt eine monatliche pauschale Versteuerung in Höhe eines Prozents des Listenpreises (= Neuwagenpreis zzgl. aller Extras und MwSt.). Wenn dagegen die tatsächliche private Nutzung durch Fahrtenbuch ermittelt wird, versteuert man nur diesen ermittelten Anteil.

Besonders ist aber seit dem 01.01.2006 zu beachten, daß die 1%-Regelung auf Fahrzeuge des notwendigen Betriebsvermögens beschränkt wurde. Das bedeutet, dass die 1%-Regelung nur noch für diejenigen Fahrzeuge anwendbar ist, die zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden.

Das hat zur Folge, dass gegenüber dem Finanzamt, wenn man als Unternehmer oder Freiberufler weiter die 1%-Regelung anwenden will, eine betriebliche Nutzung von über 50 % nachgewiesen werden muß!

Aber wie weist man dem Finanzamt nach, dass das Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich gefahren wird? In einem diesbezüglichen BMF-Schreiben vom 07.07.2006 wird klargestellt, dass hinsichtlich des Umfangs der betrieblichen Nutzung alle Fahrten anzusetzen sind, die betrieblich veranlasst sind. Demzufolge sind auch Fahrten zwischen der Wohnung und der Betriebsstätte oder Familienheimfahrten bei doppelter Haushaltsführung der betrieblichen Nutzung zuzurechnen. Der Nachweis kann dabei in jeder geeigneten Form erfolgen, d.h. auch durch Eintragungen im Terminkalender oder Reisekostenaufstellungen sowie andere Abrechnungsunterlagen zur Glaubhaftmachung.

Zur Glaubhaftmachung, dass die betriebliche Nutzung mehr als 50 % beträgt, ist letztlich zu empfehlen, die Nutzung in einem Fahrtenbuch über einen repräsentativen Zeitraum von mindestens 3 Monaten aufzuzeichnen. Ist dann einmal der betriebliche Nutzungsumfang dargelegt, so ist – wenn sich keine wesentliche Veränderung – grundsätzlich auch für die folgenden Veranlagungszeiträume von diesem Nutzungsumfang auszugehen.

Liegt die betriebliche Nutzung des PKW lediglich zwischen 10 bis 50 %, also das Fahrzeug zum sogenannten gewillkürten Betriebsvermögen gehört, ist ein Fahrtenbuch zu führen und auszurechnen, welcher Anteil der Kosten auf die Privatfahrten entfallen und zu versteuern sind. Andernfalls ist das Risiko einer nachteiligen Schätzung durch das Finanzamt zu groß.

Ungeachtet der jetzt entstandenen Problematik zur 1%-Regelung sollte jeder Unternehmer und Freiberufler wirtschaftlich die Führung eines Fahrtenbuches hinterfragen. Die 1%-Regelung ist in der Regel dann günstiger, wenn der Listenpreis bei Erstzulassung relativ gering ist, so z.B. bei Kleinwagen. Besonders ist dabei darauf zu achten, dass ein irgendwann abgeschriebener Firmenwagen sich über Anwendung der 1%-Regelung sogar finanziell negativ auswirken kann. Die Mühe ein Fahrtenbuch zu führen kann sich also lohnen, besonders dann wenn ein teurer Wagen gefahren wird und verhältnismäßig wenig private Fahrten erfolgen.

Aachen im November 2006

Axel Kanert, Rechtsanwalt